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Secrétaire d’établissement H/F
Créé en 1965, Cesap est une association à but non lucratif reconnue d’utilité publique, au service des enfants et adultes en situation de polyhandicap ou de handicap complexe. L’action de Cesap est triple : la gestion d’établissements et de services médico-sociaux, la formation initiale et continue des professionnels du secteur et la recherche sur le handicap.
Avec 39 établissements, services et dispositifs, implantés sur 23 sites en Île-de-France, dans l’Oise et en Indre-et-Loire, Cesap accompagne quotidiennement plus de 1800 usagers grâce à 1500 salariés professionnels médico-sociaux. Si vous souhaitez agir avec nous au service des personnes les plus fragiles et dans un secteur professionnel stimulant, nous recrutons, sur notre pôle Oise au sein de notre établissement « MAS Saint Roman » situé à Gouvieux :
Le poste
Secrétaire d’établissement (H/F)
CDI – temps plein – CCN 1966
Poste basé à Gouvieux (60)
Reprise d’ancienneté
Les missions et activités
Au sein d’une équipe pluridisciplinaire engagée, vous occupez un poste central dans la vie de l’établissement, en étant à la fois un interlocuteur privilégié des familles, des professionnels et des partenaires.
Missions : En lien avec l’attachée de Direction de Pôle et l’équipe de direction de la MAS, vous contribuez au bon fonctionnement administratif de la structure et participez à la qualité de l’accompagnement des personnes accueillies.
À ce titre, vous mettez en œuvre l’organisation suivante en assurant notamment :
Accueil et secrétariat :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des résidents, familles, partenaires et visiteurs ;
- Informer, orienter et accompagner les différents interlocuteurs ;
- Gérer le courrier entrant et sortant ;
- Faciliter la circulation des informations entre les services et avec le Pôle.
Gestion administrative des personnes accompagnées :
- Assurer le suivi administratif des dossiers des résidents ;
- Mettre à jour les informations au sein du Dossier Usager Informatisé (DUI) ;
- Saisir et suivre les présences et absences ;
- Gérer les commandes de repas en lien avec l’activité de l’établissement ;
- Assurer le suivi des incidents et des échanges avec les prestataires.
Gestion logistique et économat :
- Assurer le suivi du linge des résidents avec les équipes et le prestataire ;
- Réaliser les demandes d’achats et suivre les commandes dans le respect des procédures internes ;
- Gérer les tenues professionnelles des salariés ;
- Participer au suivi des fournisseurs et au traitement des éventuelles anomalies.
Appui à l’équipe de direction et à l’organisation de l’établissement :
- Élaborer, mettre à jour et classer les documents administratifs ;
- Réaliser des tableaux de bord, comptes rendus et outils de suivi ;
- Assurer le suivi administratif des instances, réunions et projets de l’établissement ;
- Préparer les dossiers et documents nécessaires à l’équipe de direction ;
- Participer à la collecte et à la consolidation des données d’activité ;
- Contribuer à la qualité, à la fluidité et à l’amélioration continue du fonctionnement de l’établissement.
De manière générale, vous apportez un soutien à l’équipe de direction de l’établissement en assurant, quand nécessaire, l’intermédiaire avec ses interlocuteurs, et en lui fournissant les informations lui permettant de prendre les décisions selon les délais arrêtés.
Les compétences et profil
Vous êtes titulaire d’un Bac + 2 dans le domaine administratif, du secrétariat ou de la gestion.
Vous maitrisez parfaitement les outils informatiques (Excel, Word, PowerPoint).
La connaissance des logiciels suivants serait un plus : IMAGO, DATAMEAL, ViaTrajectoire.
À défaut, une formation à l’interne vous sera proposée.
Doté d’un excellent sens de la communication et de discrétion, vous savez rendre compte à la hiérarchie.
Poste à pourvoir dès à présent.
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