Sous l’autorité de la Directrice d’établissement, vous travaillez en lien fonctionnel avec les salariés du service et les fonctions supports RH (pôle et siège)
– Assurer l’accueil physique et téléphonique des familles, partenaires et prestataires
– Gérer le secrétariat courant : traitement des courriels et courriers, standard téléphonique, classement (papier et numérique), tenue des agendas, rédaction de documents simples
– Organiser les réunions et formations : convocations, préparation des salles, café, feuilles d’émargement, accueil des intervenants
– Commandes de fournitures et suivi des prestations sous traitées : repas, entretien des locaux, linge, :, relations aux fournisseurs
– Suivi des obligations réglementaires : carnet sanitaire, registre de sécurité, contrats de maintenance, organisation des interventions
– Participation à la communication interne : feuille de nouvelles hebdomadaire, mise en forme de documents institutionnels
– Collecte et analyse de données (enquêtes ARS, bilan social, indicateurs et statistiques, suivi de stock…) ;
– Gestion de commandes et relations fournisseurs ;
– Rédaction de synthèses, notes de direction et diffusion des documents ;
– Contrôle des factures, contrats et documents divers (intérim, contrat de logistique, convention de partenariat etc.)
– Gestion de l’administration du personnel (entrée/sorties, établissement des contrats de travail, DPAE, plannings sur logiciel des temps, courriers etc.) ;
– Mise à jour de la tenue des dossiers administratifs du personnel par dématérialisation
– Gestion des arrêts maladies / accidents du travail et autres types d’absence, gestion des IJ sécurité sociale et prévoyance ;
– Gestion des visites médicales ;
– Préparation des variables de paie ;
– Contrôle des paies dans le respect de la législation en vigueur ;
– Gestion de la mutuelle et de la prévoyance ;
– Suivi du plan de formation ;
– Réalisation des demandes de financement auprès de l’OPCO
– Rédaction, diffusion et suivi des annonces ;
