Un(e) secrétaire administratif (H/F)

CDI – temps plein – CCN 1966

Poste basé à Bures-sur-Yvette (91)

Reprise d’ancienneté – Eligible à LAFORCADE

Statut non cadre

Poste à pourvoir dès le 3 novembre 2025

Sous l’autorité du directeur de l’établissement et en collaboration avec la secrétaire médico-sociale, les missions du professionnel seront les suivantes :

• Assurer l’accueil physique des familles, visiteurs…
• Gérer le traitement du courrier entrant et sortant, les courriels, ainsi que les communications téléphoniques.
• Préparer, rédiger et mettre en forme divers documents administratifs, rapports et comptes rendus.
• Organiser les déplacements et gérer les réservations liées aux besoins de l’établissement.
• Gérer diverses demandes administratives des équipes
• Participer à la gestion des commandes et au suivi des fournitures de bureau.
• Collecter et transcrire des données (enquêtes, statistiques, dossiers techniques…)
• Gestion une partie des ressources humaines (adhésion à la complémentaire santé, demande de remboursement des formations professionnelles auprès d’OPCO Santé, gestion des contrats de travail…)
• Assurer la communication des informations à transmettre (diffusion papier et/ou numérique)
• Assurer l’organisation des réunions, l’agenda de la direction
• Saisir sur poste informatique
• Procéder au classement et à l’archivage des dossiers
• Suivre et mettre à jour les dossiers des fournisseurs
• Recueillir et commander des besoins en fourniture. Ainsi que le contrôle des livraisons.

Activités :

• Assurer l’organisation et le suivi des réunions en lien avec l’accueil et l’accompagnement des jeunes
• Gérer les Agendas de la direction dans le cadre des liens avec l’accueil et l’accompagnement.
• Saisir sur poste informatique
• Procéder au classement et à l’archivage des dossiers des jeunes accueillis
• Suivre et mettre à jour les dossiers en lien avec les partenaires externes (ESMS, CAF, MDPH, etc.)
• Mettre en forme une circulaire, rédiger des synthèses et des notes, diffuser des documents à destination des familles et/ou les professionnels
• Participer à l’Instruction de dossiers administratifs divers à la demande de la direction.
• Constituer des données statistiques.
• Communiquer avec les familles pour la direction (papier et numérique) ;
• Faire l’état des présences mensuelles des jeunes accueillis. Recenser les départs et absences jeunes accueillis.

Vous êtes titulaire d’un Baccalauréat ou BTS. Vous avez le sens des responsabilités et des priorités.

Vous faites preuve d’une bonne organisation et de discrétion.

Vous êtes à l’aise avec l’outil informatique.

Vous justifiez idéalement d’une expérience significative dans le secteur médico-social.

Particularités de la fonction :

Poste basé à Bures-sur-Yvette – 91 440 à proximité du RER B (arrêt Bures-sur-Yvette)

Temps de travail réparti sur 5 jours + quelques samedis matin par an

Rémunération selon la CCN 1966 – 9 jours de congés trimestriels

Site internet : www.cesap.asso.fr – rubrique établissements