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Secrétaire administratif/ve F/H
Créé en 1965, Cesap est une association à but non lucratif reconnue d’utilité publique, au service des enfants et adultes en situation de polyhandicap ou de handicap complexe. L’action de Cesap est triple : la gestion d’établissements et de services médico-sociaux, la formation initiale et continue des professionnels du secteur et la recherche sur le handicap.
Avec 39 établissements, services et dispositifs, implantés sur 23 sites en Île-de-France, dans l’Oise et en Indre-et-Loire, Cesap accompagne quotidiennement plus de 1800 usagers grâce à 1500 salariés professionnels médico-sociaux. Si vous souhaitez agir avec nous au service des personnes les plus fragiles et dans un secteur professionnel stimulant, nous recrutons, sur notre pôle Grand Paris Sud au sein de notre établissement EEAP L’ORMAILLE :
Le poste
Un(e) secrétaire administratif (H/F)
CDI – temps plein – CCN 1966
Poste basé à Bures-sur-Yvette (91)
Reprise d’ancienneté – Eligible à LAFORCADE
Statut non cadre
Poste à pourvoir dès le 3 novembre 2025
Les missions et activités
Sous l’autorité du directeur de l’établissement et en collaboration avec la secrétaire médico-sociale, les missions du professionnel seront les suivantes :
- Assurer l’accueil physique des familles, visiteurs…
- Gérer le traitement du courrier entrant et sortant, les courriels, ainsi que les communications téléphoniques.
- Préparer, rédiger et mettre en forme divers documents administratifs, rapports et comptes rendus.
- Organiser les déplacements et gérer les réservations liées aux besoins de l’établissement.
- Gérer diverses demandes administratives des équipes
- Participer à la gestion des commandes et au suivi des fournitures de bureau.
- Collecter et transcrire des données (enquêtes, statistiques, dossiers techniques…)
- Gestion une partie des ressources humaines (adhésion à la complémentaire santé, demande de remboursement des formations professionnelles auprès d’OPCO Santé, gestion des contrats de travail…)
- Assurer la communication des informations à transmettre (diffusion papier et/ou numérique)
- Assurer l’organisation des réunions, l’agenda de la direction
- Saisir sur poste informatique
- Procéder au classement et à l’archivage des dossiers
- Suivre et mettre à jour les dossiers des fournisseurs
- Recueillir et commander des besoins en fourniture. Ainsi que le contrôle des livraisons.
Activités :
- Assurer l’organisation et le suivi des réunions en lien avec l’accueil et l’accompagnement des jeunes
- Gérer les Agendas de la direction dans le cadre des liens avec l’accueil et l’accompagnement.
- Saisir sur poste informatique
- Procéder au classement et à l’archivage des dossiers des jeunes accueillis
- Suivre et mettre à jour les dossiers en lien avec les partenaires externes (ESMS, CAF, MDPH, etc.)
- Mettre en forme une circulaire, rédiger des synthèses et des notes, diffuser des documents à destination des familles et/ou les professionnels
- Participer à l’Instruction de dossiers administratifs divers à la demande de la direction.
- Constituer des données statistiques.
- Communiquer avec les familles pour la direction (papier et numérique) ;
- Faire l’état des présences mensuelles des jeunes accueillis. Recenser les départs et absences jeunes accueillis.
Les compétences et profil
Vous êtes titulaire d’un Baccalauréat ou BTS. Vous avez le sens des responsabilités et des priorités.
Vous faites preuve d’une bonne organisation et de discrétion.
Vous êtes à l’aise avec l’outil informatique.
Vous justifiez idéalement d’une expérience significative dans le secteur médico-social.
Particularités de la fonction :
Poste basé à Bures-sur-Yvette – 91 440 à proximité du RER B (arrêt Bures-sur-Yvette)
Temps de travail réparti sur 5 jours + quelques samedis matin par an
Rémunération selon la CCN 1966 – 9 jours de congés trimestriels
Site internet : www.cesap.asso.fr – rubrique établissements
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