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Assistant Administratif de Pôle H/F
Créé en 1965, Cesap est une association à but non lucratif reconnue d’utilité publique, au service des enfants et adultes en situation de polyhandicap ou de handicap complexe. L’action de Cesap est triple : la gestion d’établissements et de services médico-sociaux, la formation initiale et continue des professionnels du secteur et la recherche sur le handicap.
Avec 39 établissements, services et dispositifs, implantés sur 23 sites en Île-de-France, dans l’Oise et en Indre-et-Loire, Cesap accompagne quotidiennement plus de 1800 usagers grâce à 1500 salariés professionnels médico-sociaux. Si vous souhaitez agir avec nous au service des personnes les plus fragiles et dans un secteur professionnel stimulant, nous recrutons, sur notre pôle Oise, situé à Clermont (60)
Le poste
Assistant administratif de Pôle (H/F)
CDI – temps plein – CCN 1966
Poste basé à Clermont (60)
Reprise d’ancienneté
9 Congés trimestriels dans l’année
Eligibilité à l’indemnité Ségur étendue
Déplacements ponctuels sur le territoire
Les missions et activités
Sous l’autorité de l’attachée de Direction de Pôle, vous prenez en charge un ensemble de missions administratives, techniques et organisationnelles visant à sécuriser, structurer et fluidifier le fonctionnement du Pôle Oise.
Pour cela, vous apportez un appui opérationnel quotidien à l’Attachée de Direction dans la gestion administrative et la coordination des activités du Pôle, dans un environnement médico-social multi-sites.
Dans le cadre de consignes générales permanentes et selon des instructions précises sur les objectifs et le mode opératoire, vous mettez en œuvre les moyens nécessaires, avec des applications pouvant être diversifiées. Vous pouvez être appelé à prendre des initiatives pour adapter les instructions et prévoir les moyens d’exécution.
Assistance directe à l’Attachée de Direction de Pôle
- Prise en charge de missions administratives déléguées.
- Aide à la structuration et fiabilisation des informations transmises par les établissements.
- Appui à la préparation et au suivi des réunions de direction : convocations, ordres du jour, supports, comptes rendus et diffusion.
- Participation à l’harmonisation des pratiques administratives et à la continuité de service du Pôle.
Soutien administratif et technique
- Gestion des flux administratifs : courriers, parapheurs, diffusion, suivi et archivage des documents.
- Rédaction, relecture et mise en forme de documents institutionnels : courriers, notes, comptes rendus, conventions, rapports.
- Mise à jour des trames, procédures et outils administratifs.
- Élaboration et suivi de tableaux de bord divers (conventions, indicateurs etc…).
Appui aux outils métiers et à la gestion documentaire
- Utilisation des outils de gestion : Octime, Zeendoc, Imago, RESID-ESMS.
- Contribution à la qualité du classement numérique et à l’optimisation des circuits d’information.
Les compétences et profil
Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac +2 minimum dans le domaine de l’assistanat de direction, de la gestion administrative ou équivalent, et vous justifiez d’une expérience confirmée dans une fonction similaire, idéalement en environnement institutionnel ou médico-social.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et numériques, faites preuve d’une excellente capacité d’organisation, de rigueur et de discrétion professionnelle.
Autonome, réactif(ve) et doté(e) d’un bon sens relationnel, vous savez gérer les priorités, travailler en réseau, faire du reporting et vous adapter à un environnement multi-sites.
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